Umsatzsteuer für Selbständige und kleine Unter­nehmen

Umsatzsteuer, Mehrwertsteuer, Vorsteuer – es ist gar nicht so einfach, bei diesen ganzen Begriffen den Durchblick zu behalten. Vor allem nicht als Selbständige, die neben allen anderen Aufgaben auch noch die Finanzen mit im Blick behalten müssen. Dieser Beitrag klärt auf und fassen alles Wichtige zum Thema Umsatzsteuer für dich als Selbständige:r oder kleines Unternehmen zusammen.

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Steuern bei Selbstständigen

Es gibt verschiedene Steuern, die Selbstständige zahlen müssen. Zu den wichtigsten zählen die Einkommensteuer, die Gewerbesteuer und eben die Umsatzsteuer

Die Einkommensteuer müssen alle Personen zahlen, die in Deutschland in irgendeiner Form Geld verdienen. Die Gewerbesteuer muss nur von Gewerbetreibenden entrichtet werden, Freiberufler:innen sind daher davon ausgenommen. Vereinfacht kann gesagt werden, dass sich diese beide Steuerarten nach dem Gewinn (Umsatz der gemacht wurde abzüglich aller Ausgaben) bemessen. Im Unterschied dazu bezieht sich die Umsatzsteuer ausschließlich auf den Umsatz, den ein Betrieb durch den Verkauf von Dienstleistungen oder Waren erzielt.

Durch die Umsatzsteuer kommt in Deutschland einiges zusammen: Sie macht rund 30% aller Steuereinnahmen aus, die  jedes Jahr erzielt werden.

Was ist die Umsatzsteuer?

Die Umsatzsteuer fällt auf den Wert aller Waren oder Leistungen an, die in Deutschland gekauft werden. Diejenigen, die sie bezahlen, bekommen das oftmals gar nicht aktiv mit. Es sind nämlich die Endverbraucher:innen – und damit wir alle. Immer, wenn wir im Supermarkt, an der Tankstelle oder an der Theaterkasse Geld ausgeben, ist ein Teil davon die Umsatzsteuer. Dabei geben wir das Geld nicht direkt an das Finanzamt, sondern geben es den Unternehmen, bei denen wir etwas kaufen. Sie sind dafür verantwortlich, dass das Geld schließlich beim Finanzamt landet.

Die Unternehmen, und damit auch Du als Selbständige:r, ttreten im Bezug auf die Umsatzsteuer also als eine Art Steuereintreiber auf. Sie ziehen das Geld von den Kund:innen ein, um es an das Finanzamt weiterzuleiten. Es gehört ihnen aber nicht und ist niemals ein Teil ihres Gewinns. Das solltest Du dir als Unternehmer:in unbedingt bewusst machen!

Wie berechne ich die Umsatzsteuer?

Für deine Waren und Leistungen setzt Du einen bestimmten Preis fest, den Netto-Preis. Auf diesen Preis schlägst Du die Umsatzsteuer auf. Je nach rechtlicher Regelung entweder 19% oder der ermäßigten Steuersatz von 7%. Das Ergebnis ist der Brutto-Preis. Die Umsatzsteuer geht zwar auf Deinem Konto ein, sie gehört aber nicht Du verwaltest sie lediglich und bist dazu verpflichtet, sie pünktlich an das Finanzamt weiterzuleiten.  

Da Du nicht nur Waren oder Dienstleistungen verkaufst, sondern auch selbst welche für Dein Unternehmen einkaufst, kannst Du die anfallende Umsatzsteuer als sogenannte Vorsteuer anmelden und mit der Umsatzsteuer, die Du wiederum von deinen Kund:innen bekommst, verrechnen. Wie das genau funktioniert, erfährst Du in diesem Beitrag. Auch Dein Steuerberater oder deine Steuerberaterin unterstützen Dich hierbei.

Sind Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer das gleiche?

Oft werden die Begriffe "Umsatzsteuer" und "Mehrwertsteuer" als Synonym verwendet. Das ist nicht ganz richtig. Beide Bezeichnungen beschreiben zwar dieselbe Geldsumme, aber aus zwei unterschiedlichen Blickwinkeln: Wenn Du als Unternehmer: n das Geld von deinen Kunden bekommst, sagt Du „Umsatzsteuer“. Wenn Du selbst als Verbraucher:in etwas kaufst, ist der korrekte Begriff „Mehrwertsteuer“.

Bin ich als Selbstständigen umsatzsteuerpflichtig?

Aus dem Umsatzsteuergesetz geht hervor, dass grundsätzlich alle Waren oder Dienstleistungen, die in Deutschland verkauft werden, umsatzsteuerpflichtig sind - ganz gleich was Du verkaufst.

Allerdings gibt es Ausnahmen. Folgenden Leistungen sind in Deutschland von der Umsatzsteuer befreit:

• Medizinische und gesundheitliche Leistungen
• Kredit-, Finanz- und Versicherungsleistungen sowie deren Vermittlung  
• Vermietung, Verpachtung oder Verkauf von Grundstücken

Zudem gibt es eine weitere Möglichkeit, umsatzsteuerfreie Rechnungen zu stellen. Wenn Dein Umsatz (nicht dein Gewinn!) im Vorjahr unter 22.000 EUR lag und Du im laufenden Kalenderjahr nicht mehr als 50.000 EUR Umsatz machen wirst, kannst Du von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen und bist dann von der Umsatzsteuerpflicht befreit. Die Kleinunternehmerregelung ist besonders für neu gegründete Unternehmen und nebenberuflich Selbstständige gedacht.

Der Klare Vorteil ist, dass man von den Mühen der Umsatzsteuerabrechnung befreit ist. Allergings hat die Regelung auch Nachteile. So darfst Du die Dir die in Rechnung gestellte Mehrwertsteuer nicht als Vorsteuer zurückholen. Wenn Du hohe Ausgaben hast, kann es klüger sein, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten.

Die Kleinunternehmerregelung ist vor allem geeignet, wenn Du überwiegend Privatkund:innen hast. Für sie werden Deine Produkte oder Leistungen ohne die Mehrwertsteuer um 19 oder 7% günstiger. Wenn Du wiederum überwiegend Geschäftskund:innen hast, wäre die Mehrwertsteuer für sie ohnehin nur ein durchlaufender Posten und es macht für sie keinen Unterschied, ob du die Kleinunternehmerregelung nutzt oder nicht.

Die Umsatzsteuer auf Rechnungen ausweisen

Auf jeder Deiner Rechnungen musst Du die jeweils gültige Umsatzsteuer als Mehrwertsteuer ausweisen. Wenn du umsatzsteuerfreie Leistungen anbietest, solltest Du deine Rechnungen mit dem Hinweis versehen, dass diese gemäß UStG umsatzsteuerfrei ist (ergänzt um den jeweils gültigen Paragrafen). Wenn Du Kleinunternehmer:in bist, kannst Du auf deine Rechnungen einen Hinweis wie diesen schreiben: „Gemäß §19 UstG berechne ich keine Umsatzsteuer.“

Nicht nur die Umsatzsteuer ist auf jeder Rechnung auszuweisen, auch Deine Steuernummer muss dort zu finden sein. Solltest Du Geschäfte ins Ausland machen, gibst Du auch Deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) an. Mit einer solchen Nummer sind Ausfuhren in andere EU-Länder von der Umsatzsteuer befreit, weil sie als „steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen“ gelten.

Der Vorsteuerabzug

Die Mehrwertsteuer für Waren oder Dienstleistungen, die Du für Dein Unternehmen kaufst, kannst Du als Vorsteuer mit der von dir weiterzuleitenden Umsatzsteuer verrechnen. An einem Beispiel lässt sich nachvollziehen, was damit gemeint ist:

Nehmen wir an, Du benötigst für Deine Unternehmen einen neuen Computer, der 1.000 EUR (netto) kostet. Die fällige Vorsteuer beträgt 190 EUR. Im gleichen Zeitraum verkaufst Du an deine Kunden Produkte im  im Wert von 2.000 EUR. Die ausgewiesene Umsatzsteuer beträgt 380 EUR.

Für deinen Vorsteuerabzug ergibt sich daraus folgende Rechnung: 380EUR Umsatzsteuer – 190 EUR Vorsteuer = 190 EUR.

Anstatt dem Finanzamt die kompletten 380 EUR Umsatzsteuer zu überweisen, die Du von deinen Kund:innen eingezogen hast, zahlst Du nur 190 EUR.

Die Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt

Das oben beschriebene Verfahren nennt sich Umsatzsteuervoranmeldung und sollte einen festen und regelmäßigen Platz in Deiner Finanzplanung haben. So vermeidest Du Steuerschulden und sorgst dafür, dass Du keine Steuern zahlst, die Du eigentlich gar nicht zahlen müsstest.

Die Umsatzsteuervoranmeldung erfolgt regelmäßig auf elektronischem Wege an das Finanzamt. Je nach Höhe Deiner Umsätze musst Du sie einmal im Monat, quartalsweise oder aber nur einmal im Jahr abgeben.

Zusätzlich zu Deinen regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldungen bist Du als Selbstständige:r verpflichtet, nach Abschluss eines Jahres eine finale Umsatzsteuererklärung abzugeben. Du kannst Dir dabei von Deinem Steuerberatungsbüro helfen lassen. Jedoch ist Die Umsatzsteuervoranmeldung jedoch so simpel, dass Du sie locker selbst machen kannst. Mit ELSTER, dem elektronischen Verfahren für deine Steuererklärung, geht das fast von selbst. Neben dem Einsparen von Steuerberatungskosten hast Du so auch regelmäßig einen Überblick über Deine Finanzen. Solltest Du hier initiale Unterstützung brauchen, melde Dich gerne bei mir und wir schauen gemeinsam, wie ich Dich unterstützen kann.