Was macht eine gute Abwesenheits­notiz aus?

Sommerzeit ist Urlaubszeit - Die Absender eingehender E-Mails über Ihre Abwesenheit zu informieren, gehört dabei nicht nur zum guten Ton sondern erlaubt Deinen Geschäftspartner:inn und Kund:innen sich auf Deine Abwesenheit einzustellen. Was in professionelle Abwesenheitsnotizen gehört um sie effizient zu machen und welche Fehler Du vermeiden solltest klären wir in diesem Beitrag.

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Tipp 1: Entscheidende Informationen

Eigentlich ist fast jede Abwesenheits­notitz besser als gar keine Abwesenheits­notitz. Die grundlegenden Informationen die dabei übermittelt werden sollten, sind einfach: Ab wann darf Dein Gegenüber mit einer Antwort rechnen? Gibt es Kolleg:innen, die Dich vertreten? Da Solo-Selbstständige diese Option nicht haben, lohnt es sich darüber nachzudenken, eine separate E-Mail-Adresse einzurichten, an die sich ausgewählte Kontaktpersonen im Notfall wenden können.

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Tipp 2: Abwesenheits­­notiz kurz halten

Die weitere Gestaltung der Email ist tatsächlich eine Stilfrage und hängt auch von Dir aber auch Deiner Branche ab. Manche Menschen verfassen ihre Abwesenheits­notitzsehr kurz in ein, zwei Sätzen. Andere Kund:innen schätzen aber vielleicht eine Email, die wie eine reguläre Nachricht verfasstist, also mit Ansprache und Abschiedsgruß versehen. Wie Du dich entscheidest, liegt bei dir und solltest Du deiner Zielgruppe anpassen. So oder so sollte die Botschaft zugunsten des Adressaten jedoch möglichst knapp gehalten werden.

Achtung! Achte unbedingt darauf, dass die Leser:innen nicht erst im dritten Satz feststellen, dass es sich hier um eine automatische Abwesenheits­notitzhandelt.

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Tipp 3: Unnütze Informationen weglassen

Wer an eine persönliche E-Mail-Adresse schreibt, geht in der Regel nicht davon aus, dass die Nachrichten in Abwesenheit weitergeleitet werden. Einen entsprechenden Hinweis kann man sich deshalb meist sparen. Dasselbe gilt für die Einschränkung, dass Mails im Urlaub nur sporadisch gelesen werden. Das mag zwar richtig sein, hilft den Adressaten aber kaum weiter.

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Tipp 4: Schütze Deine Privatsphäre

Manchmal möchte man aus unterschiedlichsten Gründen nicht unbedingt verkünden, dass man im Urlaub und deshalb womöglich längere Zeit nicht zu Hause ist. In diesem Fall kann die Abwesenheits­notitz auch gut neutraler formuliert werden, etwa schlicht „ich bin nicht erreichbar“ oder „ich stecke in anderen Projekten“. Es kann zudem ratsam sein, die Signatur inklusive der eigenen Adresse bei der Abwesenheits­notitz zu deaktivieren beziehungsweise für dieses Szenario eine rudimentäre Signatur (zum Beispiel nur mit Namen, Jobtitel und E-Mail-Adresse) zu verwenden. Auf diese Weise teilst Du Deine Daten nicht mit jedem Newsletter-Versender. Eine weitere Option ist es, das Versenden der Abwesenheitsnotiz im E-Mail-Programm nur an Kontakte aus dem Adressbuch zuzulassen.

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