Zeiterfassung für Selbständige: Die 5 besten Lösungen für einen produktiven Arbeitsalltag

Zeiterfassung für Selbständige: Die 5 besten Lösungen für einen produktiven Arbeitsalltag

07/2023

Wahrscheinlich hat sich jeder Selbständige, Gründer:in oder Freelancer schon einmal mit diesem, häufig doch eher lästigen Thema beschäftigt: Eine regelmäßig geführte Zeiterfassung, die es erlaubt Rückschlüsse auf die eigene Produktivität, aber vor allem auch auf die Lukrativität der eigenen Arbeit zu ziehen. Wie viele Stunden Arbeit stecken eigentlich in meinem Produkt? Wie viel Zeitverbringe ich jede Woche mit administrativen Aufgaben, wie dem Rechnungen schreiben und stelle ich diese meinen Kunden aktuell in Rechnung? Hinzu kommt, dass viele Freiberufler und Anbieter von Dienstleistungen ihren Auftraggebern und Kunden ihre Arbeit in Stunden verrechnen und dafür nicht selten einen Nachweis brauchen.

In diesem Artikel erfährst Du, welche Vorteile eine ordentliche Zeiterfassung für Dich als Selbständige oder Gründer:in haben kann, welche Voraussetzung eine gute Zeiterfassung dafür erfüllen muss und welche Werkzeuge und Tools es gibt, die Dich dabei unterstützen.

Vorteile von Zeiterfassung für Selbständige

Um die Arbeit, die für eine effektive Zeiterfassung nötig ist, auf sich zu nehmen, ist es hilfreich zu verstehen, welche sie gerade für Selbständige und kleine Unternehmen haben kann:

1. Genaue Abrechnung

Selbständige und Freiberufler rechnen oft nach Stunden ab, daher ist es wichtig, die für jedes Projekt aufgewendete Zeit zu erfassen, um eine genaue Abrechnung zu gewährleisten. Tools zur Zeiterfassung können dazu beitragen, dass die abrechenbaren Stunden ordnungsgemäß verbucht und den Kunden angemessen in Rechnung gestellt werden. Zudem erlaubt dir eine regelmäßige Zeiterfassung auch, Deine Arbeitsstunden für allgemeine Tätigkeiten wie die Abrechnung oder Dein Marketing zu erfassen. Denn diese sollte auch auf in die Preise Deiner Produkte einfließen.

2. Projektverwaltung und -planung

Die Zeiterfassung kann Dir dabei helfen, Dein Arbeitspensum zu bewältigen und Prioritäten für Deine Aufgaben zu setzen. Indem Du die für jede Aufgabe aufgewendete Zeit verfolgst, kannst Du den Zeitaufwand für künftige Projekte besser einschätzen und Deine Zeitpläne entsprechend anpassen.

3. Produktivität

Die Zeiterfassung kann auch dazu beitragen, Deine Produktivität zu verbessern, indem sie Dir zeitraubende Aktivitäten und Bereiche aufzeigt, in denen Du Prozesse womöglich vereinfachen kannst. Diese Informationen kann Dir helfen, Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen und Deine Zeit effizienter zu nutzen.

4. Leistungsbewertung

Eine effektive Zeiterfassung hilft Dir dabei, Deine Leistung und die Leistung Deines Teams objektiv zu bewerten. Indem Du die für verschiedene Projekte aufgewendete Zeit erfassen, kannst Du feststellen, in welchen Bereichen Du Dich verbessern musst, oder worin Du besonders gut bist. Diese Informationen können Dir dabei helfen, datengestützte Entscheidungen zu treffen, um Dein Unternehmen und vor allem Dein Angebot zu verbessern.

Zeiterfassung einfach - Zeiterfassungstools!

Zum Glück gibt es heutzutage verschiedene Zeiterfassungstools, die das Erfassen Deiner Arbeitszeit zuverlässig übernehmen und Dich unterstützen. Bei den zahlreichen Angeboten im Internet ist es allerdings schwierig, sich für eine Software zu entscheiden. Deshalb haben wir einige Lösungen für Dich getestet und stellen dir im Folgende Artikel die vier besten Zeiterfassungstools mit ihren Funktionen, Kosten sowie einer Beurteilung der Nutzbarkeit vor. Denn viele Programme ermöglichen dabei noch viele weitere Funktionen, wie zum Beispiel die Dienstplanung und Rechnungsstellung. Zudem sind manche der Tools nur auf dem Computer bedienbar, andere unterstützen zusätzliche die Nutzung des Smartphones zur Erfassung der Arbeitsstunden.

Die 4 besten Zeiterfassungstools

Im Folgenden stellen wir Dir die vier besten Zeiterfassungstools vor, und erklären, welche Funktionalitäten an der Software überzeugen.

1. Toggl – unkompliziert und kostenlos

Das Zeiterfassungstool Toggl ist gerade für Freiberufler und kleine Unternehmen mit kleinen Budgets interessant. Es stellt vor allem Schnelligkeit und eine kostenlose Benutzung in den Vordergrund und verzichtet dafür bewusst auf aufwendige Zusatzfunktionen.

Toggls Funktionen ermöglichen Dir:

  • Online-Zeiterfassung sowohl am Desktop als auch über die mobile App
  • Erfassung der Arbeitszeit auf verschiedene Projekte
  • Kundenverwaltung mit Erinnerungsfunktionen

Das Tool ist einfach gestaltet und erlaubt es unkompliziert mit der Zeiterfassung zu starten und sich zeitintensiv in das Programm einarbeiten zu müssen. Zudem gibt es die Möglichkeit zusätzliche Funktionen durch ein Upgrade auf die bezahlte Version hinzu zu buchen.

2. Clockodo – kombinierbar durch einfache Schnittstellen

Clockodo hat sich mit seinem praktischen Zeiterfassungstool auf kleine und mittelständische Unternehmen spezialisiert und bietet vor allem für die Zeiterfassung von kleiner Teams bis zu 50 Personen viele Möglichkeiten. Wie bei dem ersten Programm ist auch hier viel Wert auf eine einfache und verständliche Bedienoberfläche gelegt worden.

Zu den Funktionen von Clockodo gehören:

  • Projektbasiert Zeiterfassung
  • Zeiterfassung auf verschiedenen Endgeräten wie dem PC oder dem Smartphone, entweder per Stoppuhr oder manuell
  • Urlaubsplanung

Obwohl das Zeiterfassungstool den Schwerpunkt auf die Zeiterfassung von mehreren Personen legt, kann es selbstverständlich auch von Einzelpersonen genutzt werden. Insgesamt ist auch Clockodo besonders nutzerfreundlich und mit 6,50 Euro pro Monat und Nutzer im mittleren Preissegment . Zudem bietet das Programm verschiedene Schnittstellen, so dass sich die erfassten Daten ohne großen Aufwand in andere Programme exportieren lassen.

3. Mite – individuell exportierbar

Das Zeiterfassungstool Mite eignet sich besonders Freelancer die in bestehenden Projektteams arbeiten, da es neben der Zeiterfassung einige Schnittstellen besitzt und sich somit wertvolle Zeit bei z.B. der Abrechnung einsparen lässt.

Aktuell deckt Mite die folgenden Funktionen ab:

  • Online-Zeiterfassung auf verschiedene Projekte verteilt
  • Anwesenheitserfassung auf verschiedenen Endgeräten
  • Erfassung des Projektstatus mit der Möglichkeit diesen für den Kunden sichtbar zu machen
  • Anbindung an Projektmanagement- sowie Buchhaltungssoftware

Besonders die viele Schnittstellen, die dieses Programm anbietet, machen es für Nutzer andere Programme interessant. Erfasste Zeitdaten können sich damit einfach und zeiteinsparend in weiterführende Programme exportieren. Auch Mite liegt mit 5 Euro pro Nutzer und Monat im mittleren Preissegment. Allerdings ist diese Software nur online nutzbar.

4. Jephi – für Kleinunternehmer


Auch die Software Jephi setzt auf schlichtes Design ohne unnötige Zusatzfunktionen und schafft so für fünf Nutzer als kostenlose Freeware erhältlich zu sein.

Jephi zeichnet sich aus durch:

  • Rechnungsstellung innerhalb des Programms
  • Projektzeiterfassung
  • Einsehbarer Projektstatus für Kunden

Wer für die eigene Zeiterfassungstools eine Freeware sucht und auf zusätzliche Funktionen verzichten kann, würd bei Jephi fündig. Für wen die kostenlosen Funktionen irgendwann nicht mehr ausreichen, kann sich für 5 Euro pro Monat und Nutzer das Tool erweitern.


Persönliche Zeiterfassung ohne neues Programm

Viele Selbständige und kleine Unternehmen scheuen sich davor, für die Zeiterfassung ein weiteres Programm einzusetzen und womöglich irgendwann durch zu viele verschiedenen Silo-Softwares keine Zeit mehr einzusparen, sondern ganz im Gegenteil, viel Zeit in IT-Strukturen zu stecken. Dieser Punkt sollte Dich allerdings nicht davon abhalten mit der eigenen Zeiterfassung zu starten - denn es gibt auch einfachere Lösung, die dich dabei unterstützen deine Arbeitszeit regelmäßig zu dokumentieren. Die einfachste Möglichkeit, mit der Du gleich heute beginnen kannst, ist die Verwendung einer einfachen Tabelle, in der Du Deine Zeiten regelmäßig aufnimmst und die Dich unterstützt einen Überblick zu behalten.

Starte ganz einfach mit unserer Zeiterfassungstabelle!

Wir haben eine Vorlage für Dich erstellt, mit der Du noch heute mit Deiner Zeiterfassung beginnen kannst. Lade Dir die Vorlage hier kostenlos herunter oder speichere sie dir als GoogleDrive ab.

Deine Zeiterfassung Vorlage kostenlos 2023

Fazit: Der Überblick ist wichtig!

Bevor du dich für ein System entscheidest, überlege dir, was du genau benötigst. Brauchst Du für deine Zeiterfassung eine Schnittstelle zu einer bestehenden Rechnungs- oder einer Buchhaltungssoftware? Wie viel Budget kannst Du Dir erlauben, um dir die Zeiterfassung zu erleichtern? Aus der Erfahrung mit vielen Selbständigen, raten wir Dir ggf. auch mit kostenlosen Testphasen wochenweise verschiedene Programme zu testen und Deinen Favoriten zu finden. Es lohnt sich etwas Zeit zu investieren, denn im besten Falle begleitet Dich die passende Software täglich und erleichtert Dir längere Zeit deinen Arbeitstag.

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